Miałem przyjemność prowadzić ostatnio swoją pierwszą sesję Big Picture Event Storming.
W czasach przed pandemią wszyscy, łącznie z Alberto Brandolinim – ojcem Big Picture Event Stormingu – twierdzili, że te warsztaty można robić tylko fizycznie, że online to się nie sprawdzi. Że są ograniczenia, ciężko o zaangażowanie zespołu, prace w grupach, czytanie mowy ciała i tym podobne.
Nastała pandemia i nagle wszyscy jak jeden mąż twierdzą, że można robić warsztaty online.
Ja też zrobiłem. I wiecie co? Nie było do końca perfekcyjnie, ale udało się.
Co poszło nie tak i na co trzeba zwrócić uwagę?
Praca w grupach – ten etap był najbardziej wymagającym.
Mieliśmy przed sobą fazę porządkowania zdarzeń (Faza 2) w dwóch podzespołach, jeden miał iść od początku, drugi od końca. Na komunikatorze wydzieliliśmy dwa podpokoje dla poszczególnych grup. Wszystko było okej poza tym, że JA (moderator) nie mogłem być w obu pokojach naraz i prowadzić zespołów, pomagać im, odpowiadać na pytania.
Aby zarządzić rodzącym się chaosem zdecydowałem, że musimy wrócić do macierzystego kanału i dokończyć całość wspólnie. Co prawda nie udało nam się wykonać ćwiczenia zgodnie z założeniami – czyli analiza zdarzeń z obu stron (zrobiliśmy tylko pierwszą część – analizę chronologiczną), ale udało się uniknąć całkowitej porażki i podtrzymać zaangażowanie uczestników.
W takich sytuacjach trzeba umieć sprawnie podejmować decyzję. W mojej głowie wyglądało to na początku inaczej. Stwierdziłem, że podzielę partycypantów na 2 grupy i poradzimy sobie wszyscy razem na jednym kanale, pomysł podzielenia się na podpokoje wyszedł od zespołu, dlatego też nie sprawdzałem przed warsztatami tego pod kątem logistycznym – czy uda mi się moderować ich jednocześnie.
Kolejną nauką z tego zdarzenia jest trzymanie się swojego planu. Nie wprowadzanie nieprzemyślanych koncepcji rzucanych podczas dyskusji na forum. Tym razem udało się wybrnąć z kłopotów.
Więcej niespodzianek nie było. Dalsza część warsztatów przebiegła modelowo.
Mała dygresja na koniec
Warto jeszcze pamiętać – jeżeli chodzi o sam proces przygotowania – aby wszyscy członkowie wydarzenia odpowiednio wcześniej dostali link do boarda na którym będą pracować i przetestowali swoje uprawnienia do wykonywania potrzebnych akcji. Ta wbrew pozorom błaha czynność jest bardzo istotna. Nie chcemy skończyć z osobami, które będą się nudzić podczas sesji, gdyż nie mogą brać aktywnego udziału we wszystkich zadaniach.
Jeżeli chodzi o narzędzia, używaliśmy Murala jako boardu. Sprawdził się doskonale. Jako komunikator wykorzystaliśmy MS Teams.
Myślę, że moją pierwszą sesję Big Picture Event Storming mogę zaliczyć do udanych. Przygotowywałem się do niej z materiałów z DNA + materiały Mariusza Gila (zarówno w wersji przykładowych sesji na YT jak i podcastów) oraz z książki ojca BP ES Introducing Event Storming.